Office Manager

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Built on a strong automation heritage, we focus on seamless integration of AI into enterprise level organization, not just proving concepts, but owning outcomes and driving value in every industry we are present. At Roboyo, you’ll join a global team of builders, consultants and engineers that are top practitioners of taking solutions to the next level for clients in pursuit of excellence.

 

Deine Rolle – mehr als Office Management 

Als Office Manager:in bist du das Herz unserer Standorte (München, Berlin, Nürnberg). Du sorgst dafür, dass der operative Alltag reibungslos läuft, Menschen sich willkommen fühlen und unser Team gerne ins Büro kommt. Du verbindest Organisation, Kommunikation und Kultur – und bist damit eine zentrale Schnittstelle im Unternehmen. 

 

Deine Aufgaben 

Office Management & Administration 

• Ganzheitliche Verantwortung für das Office Management an den Standorten München, Nürnberg und Berlin.  

• Organisation und Koordination aller Bestellungen (Bürobedarf, Ausstattung, Services etc.) 

• Posteingang und -ausgang, strukturiertes Dokumenten- und Ablagemanagement 

• Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistern und Lieferanten 

• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende rund um organisatorische und administrative Themen 

IT & Fuhrparkmanagement 

• Verwaltung, Beschaffung und Inventarisierung von ITHardware (Laptops, Monitore, Zubehör etc.) 

• IT Setup für „New Joiner”  

• Koordination von ITDienstleistern und Supportanfragen 

• Organisation und Verwaltung unseres Fuhrparks (Leasing, Übergaben, Rückgaben, Dokumentation) 

Inside Sales & operative Unterstützung 

• Unterstützung des Vertriebsteams im Bereich Inside Sales 

• Administrative Pflege und Aktualisierung unserer Systeme, insbesondere Salesforce und Kantata 

• Unterstützung bei Angebotsvorbereitung, Datenpflege und Reportings 

Event, Team & FeelGoodManagement 

• Planung, Organisation und Durchführung von internen Events, TeamEvents und StandortHighlights 

• Gestaltung von Onboardings, Teamdays, Workshops, AfterWorkEvents oder kleinen OfficeMomenten, die den Alltag besonders machen 

• Du sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Gäste und neue Kolleg:innen willkommen, gut aufgehoben und wohlfühlen 

Reisetätigkeit 

• Bereitschaft, mindestens zweimal pro Monat unser Büro in Nürnberg zu besuchen (nach Absprache) 

 

Dein Profil 

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation 

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Administration oder einer vergleichbaren Rolle 

• Sehr gute Organisationsfähigkeit und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise 

• Ausgeprägte Service, Handson und Lösungsmentalität 

• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Salesforce und/oder Kantata von Vorteil 

• Kommunikationsstärke in Deutsch, gute Englischkenntnisse wünschenswert 

• Positive Ausstrahlung, Verlässlichkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein 

 

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